Naadloze support ticketing die uw klanten, uw team en uw inbox met elkaar verbindt.
Dynaflow geeft uw supportteam twee manieren om te werken: een visueel Kanban-bord met drag-and-drop kolommen, of een sorteerbare, filterbare lijstweergave. Schakel met één klik tussen beide. Beide weergaven tonen dezelfde data — prioriteitsniveaus, SLA-timers, toegewezen agents en huidige status.
Tickets worden automatisch gecategoriseerd: schaderapportages, ontbrekende artikelen, retouren, douaneproblemen, prioriteitszendingen. Elke categorie kan zijn eigen SLA-regels en escalatiepaden hebben. Bulkacties laten agents meerdere tickets tegelijk bijwerken, hertoewijzen of sluiten.
Snelle filters op klant, prioriteit, status of agent betekenen dat uw team tijd besteedt aan het oplossen van problemen — niet aan het zoeken ernaar.
Elk ticket heeft een realtime chatthread waar clientberichten, agentrespons en systeemevents chronologisch samen leven. Wanneer een zendingsstatus verandert, registreert het systeem het automatisch. Wanneer een klant een bericht stuurt, ziet uw agent het direct.
Bestandsbijlagen — foto's van beschadigde goederen, verzendetiketten, douanedocumenten — worden direct in de thread geüpload. @vermeldingen stellen agents in staat intern te escaleren zonder het gesprek te verlaten. De volledige geschiedenis blijft bewaard, zodat elk teamlid kan verder gaan waar een ander is gestopt.
Niet meer wisselen tussen e-mail, Slack en uw OMS. Alles gebeurt op één plek, op één tijdlijn.
Elk ticket heeft een configureerbare SLA-timer op basis van het prioriteitsniveau. Hoog-prioriteitstickets kunnen een respons binnen 1 uur en oplossing binnen 4 uur vereisen. Standaard tickets krijgen 24 uur. U definieert de regels per klant, per categorie, per prioriteit.
Een visuele afteltimer op elk ticket maakt urgentie onmogelijk te missen. Wanneer een SLA in gevaar is — zeg 80% van de tijd is verstreken — treden escalatieregels automatisch in werking. Het ticket wordt opnieuw toegewezen, een melding gaat af, of een manager wordt gewaarschuwd.
Uw SLA-nalevingsdashboard toont prestaties in het algemeen: hoeveel tickets hun doelen hebben gehaald, waar inbreuken plaatsvonden en historische trends over weken en maanden. Deze data is van onschatbare waarde voor klantevaluaties en contractonderhandelingen.
Koppel uw supportinbox via IMAP en elke inkomende e-mail maakt automatisch een nieuw ticket aan. Het systeem parseert de afzender, het onderwerp en de inhoud om klantinformatie vooraf in te vullen en een categorie voor te stellen. Geen handmatige ticketaanmaak nodig.
Threading werkt in beide richtingen: wanneer een klant antwoordt op een bestaande ticket-e-mail, wordt de respons automatisch gekoppeld aan het originele ticket. Uitgaande e-mails vanuit het systeem dragen de juiste threading-headers, zodat de inbox van de klant ook georganiseerd blijft.
Elke e-mail — inkomend en uitgaand — wordt geregistreerd in de geschiedenis van het ticket. Automatische categorisering op basis van trefwoorden stuurt tickets naar het juiste team voordat iemand er naar kijkt. Uw supportwachtrij blijft schoon, georganiseerd en snel.
Wanneer een supportmedewerker vaststelt dat een case actie van een andere afdeling vereist — IT, magazijn, facturatie of management — klikt hij direct vanuit de caseweergave op “Taak aanmaken”. De taak wordt aangemaakt met een eigen titel, beschrijving, verantwoordelijke en deadline, volledig onafhankelijk van de case. Maar de casereferentie wordt automatisch gekoppeld, zodat beide kanten volledige traceerbaarheid behouden.
De taakaanmaker schrijft een duidelijke, zelfstandige werkinstructie — niet slechts “zie case #847”. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger precies begrijpt wat er moet gebeuren zonder de volledige casegeschiedenis te hoeven doorlopen. De gekoppelde case is altijd één klik verwijderd voor extra context, maar de taak zelf is zelfvoorzienend.
Duplicaatbescherming voorkomt het aanmaken van meerdere taken voor dezelfde case-actiecombinatie. Zodra een taak aan een case is gekoppeld, toont de casetijdlijn de taakstatus in realtime — zodat support weet of IT is begonnen met werken of facturatie de factuur heeft gecorrigeerd, zonder ook maar één follow-upbericht te sturen.
Elk casetype heeft configureerbare SLA-regels: eerste-reactietijd en oplostijd. Op het moment dat een case wordt aangemaakt, begint de klok te lopen. Een visuele voortgangsbalk toont hoeveel SLA-tijd is verbruikt en hoeveel er resteert — realtime bijgewerkt. Groen betekent op schema, geel nadert de limiet, rood betekent SLA-schending.
De caselijst toont de SLA-status als een speciale kolom, waardoor managers direct zien welke cases nu aandacht nodig hebben. Filter op “SLA in gevaar” om alleen cases te zien die hun deadline naderen. Sorteer op resterende SLA-tijd om de meest urgente zaken als eerste te prioriteren. Elk casetype — facturatiegeschil, verzendingsvraag, schadeclaim — kan verschillende SLA-doelen hebben.
SLA-schendingen activeren automatische meldingen aan de toegewezen medewerker en diens leidinggevende. Historische SLA-gegevens voeden rapporten die nalevingspercentages tonen per team, casetype en klant — en leveren de data die u nodig hebt voor klant-QBR’s en interne prestatiebeoordelingen.
| ID | Subject | Client | Agent | SLA Status |
|---|---|---|---|---|
| #912 | Missing items in shipment | FreshFoods | Sarah B. | |
| #908 | Invoice correction needed | PackPro | Max M. | |
| #905 | Carrier delay notification | ShopConnect | Lisa F. | |
| #901 | Return label request | FreshFoods | Tom H. | |
| #898 | API rate limit errors | TechShip | Sarah B. |
Naadloze ticketing, SLA-tracking en e-mailintegratie — gebouwd voor professionele 3PLs.