Bezproblemowy system ticketów, który łączy Twoich klientów, Twój zespół i Twoją skrzynkę odbiorczą.
Dynaflow daje Twojemu zespołowi wsparcia dwa sposoby pracy: wizualną tablicę Kanban z kolumnami drag-and-drop lub sortowalny, filtrowalny widok listy. Przełączaj się między nimi jednym kliknięciem. Oba widoki pokazują te same dane — poziomy priorytetu, timery SLA, przypisanych agentów i aktualny status.
Zgłoszenia są kategoryzowane automatycznie: raporty szkód, brakujące przedmioty, zwroty, problemy celne, przesyłki priorytetowe. Każda kategoria może mieć własne reguły SLA i ścieżki eskalacji. Akcje zbiorcze pozwalają agentom aktualizować, przenosić lub zamykać wiele zgłoszeń naraz.
Szybkie filtry po kliencie, priorytecie, statusie lub agencie sprawiają, że Twój zespół spędza czas na rozwiązywaniu problemów — nie na ich szukaniu.
Każde zgłoszenie ma wątek czatu w czasie rzeczywistym, w którym wiadomości klienta, odpowiedzi agenta i zdarzenia systemowe żyją razem w porządku chronologicznym. Gdy status przesyłki się zmienia, system rejestruje to automatycznie. Gdy klient wyśle wiadomość, Twój agent widzi ją natychmiast.
Załączniki plików — zdjęcia uszkodzonych towarów, etykiety wysyłkowe, dokumenty celne — są przesyłane bezpośrednio do wątku. Wzmianki @mention pozwalają agentom eskalować wewnętrznie bez opuszczania rozmowy. Pełna historia jest zachowana, więc każdy członek zespołu może przejąć tam, gdzie inny skończył.
Koniec z przełączaniem się między e-mailem, Slackiem i Twoim OMS. Wszystko dzieje się w jednym miejscu, na jednej osi czasu.
Każde zgłoszenie nosi konfigurowalny timer SLA oparty na poziomie priorytetu. Zgłoszenia o wysokim priorytecie mogą wymagać odpowiedzi w ciągu 1 godziny i rozwiązania w ciągu 4 godzin. Standardowe zgłoszenia mają 24 godziny. Definiujesz reguły per klient, per kategoria, per priorytet.
Wizualne odliczanie na każdym zgłoszeniu sprawia, że nie można przeoczyć pilności. Gdy SLA jest zagrożony — powiedzmy, minęło 80% czasu — reguły eskalacji uruchamiają się automatycznie. Zgłoszenie zostaje przypisane ponownie, wysyłane jest powiadomienie lub alertowany jest menedżer.
Twój Dashboard zgodności SLA pokazuje wyniki całościowe: ile zgłoszeń osiągnęło swoje cele, gdzie doszło do naruszeń oraz historyczne trendy przez tygodnie i miesiące. Te dane są bezcenne podczas przeglądów klientów i negocjacji umów.
Podłącz swoją skrzynkę wsparcia przez IMAP, a każdy przychodzący e-mail automatycznie tworzy nowe zgłoszenie. System analizuje nadawcę, temat i treść, aby wstępnie wypełnić informacje o kliencie i zaproponować kategorię. Nie potrzeba ręcznego tworzenia zgłoszeń.
Wątki działają w obie strony: gdy klient odpowiada na e-mail z istniejącym zgłoszeniem, odpowiedź automatycznie łączy się z oryginalnym zgłoszeniem. Wychodzące e-maile wysłane z systemu zawierają odpowiednie nagłówki wątku, więc skrzynka klienta też pozostaje uporządkowana.
Każdy e-mail — przychodzący i wychodzący — jest rejestrowany w historii zgłoszenia. Automatyczna kategoryzacja oparta na słowach kluczowych kieruje zgłoszenia do właściwego zespołu, zanim ktokolwiek na nie spojrzy. Twoja kolejka wsparcia pozostaje czysta, zorganizowana i szybka.
Gdy agent wsparcia identyfikuje, że sprawa wymaga działania innego działu — IT, magazynu, rozliczeń lub zarządu — klika “Utwórz zadanie” bezpośrednio z widoku sprawy. Zadanie jest tworzone z własnym tytułem, opisem, osobą odpowiedzialną i terminem, całkowicie niezależne od sprawy. Ale referencja sprawy jest automatycznie powiązana, zapewniając pełną identyfikowalność z obu stron.
Twórca zadania pisze jasną, samodzielną instrukcję pracy — nie tylko “zobacz sprawę #847”. Dzięki temu osoba otrzymująca zadanie rozumie dokładnie, co trzeba zrobić, bez konieczności przeglądania całej historii sprawy. Powiązana sprawa jest zawsze o jedno kliknięcie dla dodatkowego kontekstu, ale samo zadanie jest samowystarczalne.
Ochrona przed duplikatami zapobiega tworzeniu wielu zadań dla tej samej kombinacji sprawa-działanie. Gdy zadanie jest powiązane ze sprawą, oś czasu sprawy pokazuje status zadania w czasie rzeczywistym — dzięki czemu wsparcie wie, czy IT rozpoczęło pracę, czy dział rozliczeń skorygował fakturę, bez wysyłania ani jednej wiadomości przypominającej.
Każdy typ sprawy ma konfigurowalne reguły SLA: czas pierwszej odpowiedzi i czas rozwiązania. W momencie utworzenia sprawy zegar zaczyna tykać. Wizualny pasek postępu pokazuje, ile czasu SLA zostało zużyte i ile pozostało — aktualizując się w czasie rzeczywistym. Zielony oznacza na czas, żółty zbliża się do limitu, czerwony oznacza naruszenie SLA.
Lista spraw pokazuje status SLA jako dedykowaną kolumnę, dając menedżerom natychmiastowy przegląd spraw wymagających uwagi. Filtruj według “SLA zagrożone”, aby zobaczyć tylko sprawy zbliżające się do terminu. Sortuj według pozostałego czasu SLA, aby nadać priorytet najpilniejszym sprawom. Każdy typ sprawy — spór rozliczeniowy, zapytanie o przesyłkę, zgłoszenie szkody — może mieć różne cele SLA.
Naruszenia SLA uruchamiają automatyczne powiadomienia do przypisanego agenta i jego przełożonego. Historyczne dane SLA zasilają raporty pokazujące wskaźniki zgodności według zespołu, typu sprawy i klienta — dostarczając danych potrzebnych do kwartalnych przeglądów klientów i wewnętrznych ocen wydajności.
| ID | Subject | Client | Agent | SLA Status |
|---|---|---|---|---|
| #912 | Missing items in shipment | FreshFoods | Sarah B. | |
| #908 | Invoice correction needed | PackPro | Max M. | |
| #905 | Carrier delay notification | ShopConnect | Lisa F. | |
| #901 | Return label request | FreshFoods | Tom H. | |
| #898 | API rate limit errors | TechShip | Sarah B. |
Bezproblemowe zgłoszenia, tracking SLA i integracja e-mail — stworzone dla profesjonalnych firm 3PL.